Refonte de l’application métier Asterisk pour Verifimmo

Pourquoi avoir entrepris la refonte de l'application Backimmo ?

Aurélie Michalet, Directrice Générale de Verifimmo : Verifimmo est une entreprise basée à Guérande dont le métier est la sécurisation des financements immobiliers complexes pour le compte d'établissements bancaires. En tant que prestataire de services essentiels de grands groupes bancaires, nous nous devons de répondre aux exigences de plus en plus fortes en matière de sécurité informatique.

Que représente cette application métier pour Verifimmo ?

AM : Il s'agit de la colonne vertébrale de l'entreprise. C'est grâce à cette application que l'on suit l'analyse des dossiers, que l'on trace tous les historiques des échanges… Elle constitue également notre base de données, avec plusieurs dizaines de milliers d'entreprises du bâtiment qui y sont répertoriées.

Le projet de refonte de cette application s'intègre également dans un programme plus vaste de mise en œuvre d'un PCA (Plan de Continuité d'Activité) dont l'objectif est de mettre en place un dispositif nous permettant de sécuriser notre activité en continu. Si nos locaux brûlent par exemple, nous sommes aujourd'hui en mesure de redémarrer notre activité en nous rebranchant sur une copie de notre serveur qui est effectuée en temps réel dans un Data Center.

Avant ce projet de refonte mené avec Webnet, l'application s'appelait Backimmo. Dans le cadre de ce projet, elle a changé de nom et s'appelle désormais Asterisk

Quelles nouvelles fonctionnalités pour Asterisk comparé à Backimmo ?

AM : Avant d'évoquer les nouvelles fonctionnalités, il me semble important de préciser qu'il s'agit avant tout d'un projet de consolidation du socle fonctionnel.

Avec Backimmo, nous étions sur une application développée il y a 10 ans sur la base de la technologie Lotus Domino, pour des prestations que nous proposions il y a 10 ans à nos clients.

Nos prestations étant de plus en plus à la carte, pour répondre au plus juste aux demandes de nos partenaires bancaires, nous avions besoin d'un outil léger, évolutif, sécurisé qui nous permette aussi de nous ouvrir plus facilement sur l'extérieur. Ainsi, une des fonctionnalités associées à cette refonte est l'interfaçage avec l'Extranet, qui nous permet de rester connectés avec nos clients bancaires et emprunteurs particuliers.

En termes de nouvelles fonctionnalités, nous pouvons citer l'agenda, la restructuration des workflows, la mise en œuvre d'interfaces plus fluides correspondant davantage à notre manière de traiter les dossiers aujourd'hui.

Céline Hivet, Directrice de projets à Webnet : Pour nous, l'objectif était avant tout de travailler sur la performance pour permettre aux collaborateurs Verifimmo de disposer d'un outil optimisant les actions à mener dans le cadre du traitement des dossiers. Nous avons par exemple réalisé la refonte complète de la génération des courriers. Auparavant, Backimmo lançait tout un ensemble de traitements basés sur Word pour générer les courriers (on voyait Word s'ouvrir à l'écran et se remplir au fur et à mesure de texte). Maintenant, l'utilisateur clique sur un bouton et le courrier est généré instantanément.

Quels sont les gains que vous avez pu observer ?

CH : Nous avons automatisé tout un ensemble de process (statuts, alertes…) ce qui constitue un gain de temps très significatif pour les équipes Verifimmo.

AM : La nouvelle application nous fait gagner du temps au quotidien et limite le risque d'erreur avec l'automatisation de nombreuses actions (calcul des tarifs par exemple). Même si les gains sont aujourd'hui difficilement mesurables, nous pouvons dire que l'équipe de production, ne serait-ce que sur la génération des courriers, a tout de suite vu la différence. Les utilisateurs sont également mieux guidés pour utiliser l'outil.

Nous pouvons désormais nous appuyer sur l'application pour contrôler les deadlines sur chaque dossier ce qui facilite le quotidien des analystes. Avec le nouveau tableau de bord, l'analyste sait chaque matin ce qu'il a à faire, les dossiers qu'il doit ouvrir, clôturer, relancer, les éventuels rdvs téléphoniques qui ont été pris, toutes les alertes…

Comment avez-vous déployé le projet en interne ?

Est-ce que les collaborateurs se sont vite appropriés l'application ?

AM : Dès le départ, nous avons vraiment associé l'équipe de production au projet afin de développer une application qui réponde vraiment à leurs besoins et limiter au maximum le risque de rejet du projet. Il y a eu également une participation de l'équipe à différentes phases des tests, à travers des ½ journées entières d'appropriation avant même que l'application ne soit livrée.

J'ai le sentiment que la prise en main a été plutôt facile. On a fluidifié le fonctionnement en conservant la même structure et, visuellement, c'est plus moderne et plus convivial.

Quelle a été la force de Webnet ?

Sur la mise en place et l'accompagnement du projet ?

AM : Webnet a vraiment pris le temps de comprendre notre métier tout au long du projet. Nous pensions que, sur ce projet, un fonctionnement purement agile ne convenait pas car nous savions vraiment bien où nous souhaitions aller. Mais il fallait aussi nous rassurer et nous permettre d'adapter certains éléments en condition réelle d'utilisation. C'est pourquoi les livraisons successives nous ont permis de valider nos choix.

CH : Nous avons effectué plusieurs livraisons intermédiaires qui ont permis à l'équipe de commencer à travailler sur une partie de l'application, entre autres le back-office. Ces livraisons intermédiaires ont également permis de faciliter la reprise de contenus et l'ouverture de l'application.

Quels étaient les risques associés à la refonte de Backimmo ?

AM : La mise en œuvre de l'ancienne application avait eu lieu il y a 10 ans et cela avait été très compliqué. Nous étions, nous et nos actionnaires, très soucieux à l'idée de se lancer dans un projet de refonte de l'outil central de l'entreprise, aussi bien au niveau de la faisabilité que des coûts et des délais… Il y avait des enjeux pour l'entreprise qui étaient extrêmement forts et, au final, cela s'est vraiment super bien passé et toutes les échéances ont été tenues.

CH : Pour nous, le plus gros risque résidait dans le passage entre l'ancien et le nouveau système, puisqu'il fallait reprendre l'ensemble de l'historique tout en minimisant au maximum la coupure de service. Nous nous sommes organisés, avec les autres prestataires concernés, pour cadencer nos interventions respectives. Nous avons joué la reprise de données à plusieurs reprises en phase de recette pour éviter toute mauvaise surprise le jour J. Nous avons vraiment minimisé la coupure de service, au vu de l'ensemble des actions à mener pour ce déploiement.

Quelles étaient les clés du succès du projet ?

AM : Nous avons apprécié le fait que Céline soit impliquée dès le départ, dès la phase d'avant-vente. Nous étions en recherche d'un partenaire rigoureux et cela a vraiment été le cas. Le suivi du projet, les différentes étapes, les outils mis en place étaient extrêmement professionnels. Cela a également bien fonctionné car Laëtitia, notre chef de projet, a vraiment travaillé en partenariat avec Céline. Les collaborateurs du groupe projet Asterisk se sont également beaucoup investis et impliqués.

Une des autres clés du succès du projet, c'est le travail que l'on a fait en amont avec Quadralogy, un partenaire qui nous a accompagné sur la rédaction du cahier des charges et la sélection du prestataire qui allait développer l'application.

CH : Effectivement, le travail de Quadralogy nous a vraiment permis de partir sur une base très solide. De mon côté, j'ai vraiment apprécié travailler avec Laëtitia, qui est extrêmement rigoureuse et réactive.

Quelles étaient vos attentes en choisissant WEBNET comme partenaire ?

AM : Nos attentes tournaient autour de la rigueur, de la souplesse, de la réactivité et de la compréhension du besoin. Nous avons fait en sorte de choisir un prestataire d'une taille significative mais à taille humaine. Nous voulions travailler avec un partenaire pour qui on compte ! Le fait que Webnet soit basé à Nantes a été un autre argument positif, même si nous nous sommes finalement peu déplacés. Mais, en cas de besoin, de blocage, c'est quand même beaucoup plus pratique d'avoir une vraie proximité géographique.

Si vous pouviez résumer en 3 mots le projet Asterisk ?

AM : Question difficile car il y a plein de choses à dire ! Structurant, mobilisant en interne, stratégique, réussite ! Je savais depuis plusieurs années qu'il fallait faire cette refonte, et, là, c'est fait et c'est vraiment un succès !

Si vous pouviez résumer en 3 mots l'équipe WEBNET ?

CH : « MOTIVANT » car nos équipes aiment toujours travailler sur des gros projets utilisant les dernières technologies.
Ça a été aussi pour nous une « RÉUSSITE » car nous avons livré l'application dans les temps et notre équipe est fière du résultat.
Et enfin, « RÉFÉRENCE » car c'est un beau projet pour notre agence nantaise, ouverte il y a moins de 2 ans.